Zeitfresser-Studie

Vermeidbare administrative Tätigkeiten kosten Millionen

„Glaube keiner Studie, die Du nicht selbst gefälscht hast“, weiß der Volksmund. Kein Wunder, dass unter dieser Prämisse insbesondere Untersuchungen von Consulting-Unternehmen oftmals sehr argwöhnisch betrachtet werden. Je nach Auftraggeber:in wird daher die Selbstlosigkeit entsprechender Studien häufig in Frage gestellt. Umso erfreulicher ist es, dass wir Ihnen nun die Ergebnisse einer Studie aus Ihren eigenen Reihen vorstellen können: Welche Aufwände im OP kosten nicht nur reichlich Zeit, sondern tragen obendrein wenig bis gar nicht zur Wertschöpfung der eigentlichen Leistungserbringung bei?

Zeitfresser Studie nicht wertschöpfende Tätigkeiten
Ursachen für Stress und Ineffizienz: Die 4 größten nichtwertschöpfenden Tätigkeiten im perioperativen Bereich. | Bild: ©shockfactor.de - stock.adobe.com
Zeitfresser Studie nicht wertschöpfende Tätigkeiten
Ursachen für Stress und Ineffizienz: Die 4 größten nichtwertschöpfenden Tätigkeiten im perioperativen Bereich. | Bild: ©shockfactor.de - stock.adobe.com

Die München Klinik Bogenhausen sowie die München Klinik gGmbH wollten es genau wissen und führten eine explorative Untersuchung durch, um herauszufinden, wieviel Zeit bei Ärzt:innen und Pflegepersonal für administrative Tätigkeiten innerhalb perioperativer Prozesse aufgewendet wird. Die Erkenntnis der Studie: Pro Jahr könnten Millionenbeträge eingespart werden, wenn die Verschwendungsursachen ineffizienter Organisation und Abläufe abgestellt würden. Das Fachmagazin „f&w Führen und Wirtschaften im Krankenhaus“ berichtete ausführlich über die Studie und wir fassen das Wesentliche für Sie zusammen.

Die Ursachen nicht wertschöpfender Tätigkeiten

Der administrative und organisatorische Aufwand in der medizinischen Behandlung wird vorrangig von Planung, Logistik, Informationsverarbeitung und Kommunikation und dem Schnittstellen-Management bestimmt. Die hierfür notwendige Arbeitszeit ist von Ärzt:innen und Pflegepersonal zu erbringen und bestimmt, wieviel Zeit für die eigentliche Patientenversorgung zur Verfügung steht. Die Studie hatte deshalb das Ziel, erstmals systematisch die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten bei Ärzt:innen und Pflegekräften in einem bereits detailliert mit Kennzahlen gesteuerten kostenintensiven Bereich eines Krankenhauses zu identifizieren und bezogen auf die Arbeitszeit zu quantifizieren.

Selbstverständlich war es auch das Ziel, die Handlungsfelder aufzuzeigen, wie administrativer und organisatorischer Aufwand reduziert werden kann. Die Erkenntnisse sollten als Erfolgsgrundlage für Digitalisierung in der Organisation als auch für die Steuerung perioperativer Prozesse dienen.

Ergebnisse: Die 4 wichtigsten nicht wertschöpfenden Tätigkeiten

Insgesamt wurden aus 248 Indikatoren 10 nicht wertschöpfende Kategorien ermittelt. Die vier wichtigsten Kategorien nicht wertschöpfender Tätigkeiten waren:

Kategorie nicht wertschöpfender TätigkeitenZeitaufwand (in % der täglichen Arbeitszeit)
1. Planung, Koordination25%
2. Informationslogistik13%
3. Material- und Gerätelogistik12%
4. Übergabepunkte zwischen Teilprozessen, Prozessen, Prozessdisziplin7%

eigene Darstellung, Quelle: f&w 1/22

Auf die Berufsgruppe Ärzt:innen entfielen vor allen die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten aus den Kategorien Planung und Koordination, Informationslogistik sowie Übergabepunkte zwischen Teilprozessen, Prozessen und Prozessdisziplin. Auf die Berufsgruppe Pflege entfielen überwiegend die nicht wertschöpfenden Tätigkeiten aus der Kategorie Material- und Gerätelogistik:

Diagramm-Anteil-nicht-wertschöpfende-Tätigkeiten-Berufsgruppen
Anteil und Zuordnung der vier häufigsten Kategorien nicht wertschöpfender Tätigkeiten der jeweiligen Berufsgruppe | eigene Darstellung, Quelle: f&w 1/22

Zeitintensive, wichtige Tätigkeiten

Im Rahmen der Studie wurden vermeidbare, aber unter den bestehenden Bedingungen notwendige Tätigkeiten von Ärzt:innen und Pflegekräften zur Aufrechterhaltung der Patientenbehandlung identifiziert und zeitlich beziffert. Es wurde sichtbar, dass diese nicht wertschöpfenden Tätigkeiten in der perioperativen Medizin einer Klinik der Maximalversorgung erhebliche Anteile der täglichen Arbeitszeit verbrauchen. Die Studie bestätigt: Nicht wertschöpfende Tätigkeiten in den Kategorien Planung und Koordination, Informationslogistik, Materiallogistik sowie Übergabepunkte zwischen Teilprozessen, Prozessen und Prozessdisziplin sind prägend für den Arbeitsalltag von Pflegenden und ärztlichem Personal.

Bisherige Ansätze zur Erfassung der perioperativen Leistungserbringung werden dem tatsächlichen Leistungsgeschehen nur unzureichend gerecht. Insbesondere wird der zu erbringende administrative und organisatorische Aufwand bislang außer Acht gelassen. Die Analyse dieses Aufwandes zeigt Verbesserungspotenziale in der perioperativen Leistungserbringung auf.

Nicht wertschöpfender Aufwand in Millionenhöhe

In der Studie wird ein konservativer Vollkostenstundensatz von 50 Euro für Ärzt:innen und 35 Euro für Pflegekräfte unterstellt. Dieser summiert sich für den perioperativen Bereich einer Klinik mit 100 Ärzt:innen und 200 Pflegekräften in der Spitze auf einen monetär bewerteten nicht wertschöpfenden Aufwand von mehreren Millionen Euro jährlich, der der Patientenzuwendung durch ineffiziente Prozess- und Organisationsformen entzogen wird.

Vor dem Hintergrund des Ökonomiegedankens wird deutlich, dass die Eliminierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten für medizinische Berufsgruppen ein wichtiger strategischer Zukunftsfaktor sowie Erfolgshebel ist.

Patientenwohl und Mitarbeiterzufriedenheit

Im Bericht der f&w heißt es: „Die Ergebnisse der Studie belegen, dass bisherige Ansätze der Erfassung perioperativer Leistungserbringung dem tatsächlichen Leistungsgeschehen nur unzureichend gerecht werden.“ Und weiter: „Die überall beschriebene Frustration, Überbelastung, Unzufriedenheit und als Folge Austritte aus medizinischen und pflegerischen Berufen lassen zudem darauf schließen, dass die Ergebnisse auch auf andere Krankenhäuser und Versorgungsstufen übertragbar sind.“

Darüber hinaus führt eine Reduktion der nicht wertschöpfenden Tätigkeit zu einer Verbesserung des Patientenwohls und der Reputation des Krankenhauses. Das Krankenhausmanagement wird deshalb gefordert, gemeinsam mit allen beteiligten Berufsgruppen durch nachhaltige Verbesserung von Prozessabläufen nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu eliminieren.

Erhebliches Potenzial für optimierte Leistungsprozesse

Eine weitere klinikinterne Untersuchung bekräftigt somit wieder einmal unsere eigenen Erkenntnisse und motiviert uns, auch in 2022 gemeinsam mit Ihnen genau dort weiterzumachen, wo wir bereits 1998 angefangen haben: Bei der Optimierung von prä- und perioperativen Prozessen, bei Lean Management und bei der Eliminierung nicht wertschöpfender Prozesse. Es ist machbar, nachhaltige Verbesserungen zu erzielen und insgesamt bis zu 57 Prozent nicht wertschöpfender Tätigkeiten bei Pflege und Ärzt:innen deutlich zu reduzieren. Unser Ziel ist es, dass Krankenhäuser wirtschaftlich sein und werden können, zeitgemäße Arbeitsbedingungen Kündigungsursachen minimieren und Ihr Personal Zeit fürs Wesentliche hat, nämlich für die Pflege der Patient:innen.

Diese Ergebnisse sind ein willkommener Anlass, um Sie einzuladen, 2022 mit uns zusammen zu beginnen. Finden Sie heraus, wie es um Ihre nicht wertschöpfenden Tätigkeiten bestellt ist und wie auch Sie die Weichen für mehr Patientensicherheit, geringere Mitarbeiterfluktuation und bessere Wirtschaftlichkeit gleichzeitig stellen können. Dies ist seit 24 Jahren unsere Kernexpertise und wir begleiten Sie mit Werkzeugen, die sofortige und garantierte Wirkung versprechen.

Gemeinsam holen wir mehr raus!

Auf dem Prüfstand: Organisation & Prozesse optimieren, damit Sie den Kopf wieder frei haben für das, was wirklich zählt: Ihre Mitarbeitenden und Patient:innen.

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