Change OP Management Hierarchie
Change OP Management Hierarchie

20 Jahre OP-Management

Lost in Transformation? Warum uns
Hierarchien nicht mehr weiterbringen

Lost in Transformation? Warum uns Hierarchien nicht mehr weiterbringen

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20 Jahre ist das OP-Management in Deutschland nun professionell organisiert. Doch noch immer herrscht offenbar ein starkes Gefälle zwischen seiner Positionierung und Verantwortlichkeit. So werden die Rufe nach einer größeren Einflussnahme und mehr Entscheidungskompetenz lauter, um Herausforderungen effektiver begegnen zu können und Kliniken in zukunftsweisende Strukturen zu überführen. Mehr Macht also für OP-Manager:innen und alle Probleme lösen sich in Luft auf? Ganz so einfach ist es leider nicht.

Inhaltsverzeichnis

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In Kürze

Vom Wollen ins Handeln kommen

Wo steht das OP-Management nach 20 Jahren und wie muss es sich für die Zukunft aufstellen, damit Krankenhäuser auch weiterhin für eine zuverlässige Patientenversorgung gerüstet sind? Das waren die zentralen Leitfragen auf dem diesjährigen Jubiläums-Kongress des Verbands für OP-Management (VOPM) in Bremen. Schnell wird klar: Der Druck im Kessel ist hoch. Schließlich wollen pragmatische Lösungen für brennende Themen wie Personalmangel, Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Krankenhausreform mit geplanter Ambulantisierung gefunden werden.

Am Ende steht die Forderung, das OP-Management müsse, um wirklich wirkungsvoll sein zu können, in den Vorstand aufrücken. Und mit mehr Rechten und Entscheidungsbefugnissen ausgestattet werden, um Prozesse endlich ganzheitlich aus Patientensicht optimieren und gestalten zu können. 

Druck erzeugt immer auch Gegenwehr

Der Wille zu Veränderungen ist offensichtlich groß, doch verordnetes Change Management auf Knopfdruck – kann das gutgehen? „Druck erzeugt immer auch Gegenwehr und bewirkt am Ende sogar Stillstand“, weiß Albert Hüttinger, langjähriger OP-Manager und Change-Experte bei JR OP-TIMIERT®. Mit ihm sprechen wir darüber, warum Macht- und Hierarchie-Denken noch immer so angesagt sind, obwohl wir längst wissen, dass sie für eine dynamische Veränderungskultur schädlich sind. Und mit welchen Strategien und Lösungen es stattdessen gelingen kann, dass alle Beteiligten für ein gemeinsames Ziel an einem Strang ziehen.

Im Interview

Albert Hüttinger, MBA 

Albert Hüttinger OP Management Experte

Aus der Praxis für die Praxis: Seit mehr als 25 Jahren unterstützt und begleitet JR OP-TIMIERT® die Entwicklung eines zukunftsfähigen OP-Managements, damit Kliniken weiterhin leistungsfähig und versorgungssicher bleiben. Mit Albert Hüttinger verstärkt seit Januar 2023 ein ausgewiesener Change- und Consulting-Experte unser Kompetenzteam in den Bereichen Lean Hospital, OP-Prozesse, Supply-Chain-Optimierung sowie Organisations- und Personalentwicklung.

Die Herausforderungen im OP kennt er dabei aus diversen Perspektiven: zu Beginn als Gesundheits- und Krankenpfleger, als Pflegedienstleiter und schließlich als langjähriger Health Care & OP-Manager.

Albert Hüttinger OP Management Experte

Aus der Praxis für die Praxis: Seit mehr als 25 Jahren unterstützt und begleitet JR OP-TIMIERT die Entwicklung eines zukunftsfähigen OP-Managements, damit Kliniken weiterhin leistungsfähig und versorgungssicher bleiben. Mit Albert Hüttinger verstärkt seit Januar 2023 ein ausgewiesener Change- und Consulting-Experte unser Kompetenzteam in den Bereichen Lean Hospital, OP-Prozesse, Supply-Chain-Optimierung sowie Organisations- und Personalentwicklung.

Die Herausforderungen im OP kennt er dabei aus diversen Perspektiven: zu Beginn als Gesundheits- und Krankenpfleger, als Pflegedienstleiter und schließlich als langjähriger Health Care & OP-Manager.

Herr Hüttinger, nach 18 Jahren haben Sie sich aus dem operativen Kliniksystem verabschiedet, um neue Wege im Consulting zu gehen. Was hat Sie zu diesem Schritt bewogen?

Ich bin davon überzeugt, dass es in der Natur des Menschen liegt, etwas bewegen und mitgestalten zu wollen. Der sprichwörtliche Grund, um morgens aufzustehen: Dem nachzugehen, was einem Spaß macht, worin man gut ist und womit man etwas für sich oder andere zum Positiven bewirken kann. Für mich und viele andere gibt es dafür keinen besseren Ort als den OP. Doch leider bin ich gerade hier an die Grenzen meiner Wirkkraft gestoßen. 

Was hat Ihnen das Leben schwer gemacht?

Als OP-Manager:in führt man nicht selten einen zermürbenden Kampf gegen Windmühlen. Angefangen mit dem täglichen Ringen um das nächste freie Intensivbett. Bis hin zu den großen Innovationen, die echte Mehrwerte für Patient:innen, Beschäftigte und das Controlling liefern könnten. Dabei sind sich im Grunde beinahe alle einig: Veränderungen sind notwendig, um in Zukunft weiterhin leistungsfähig zu bleiben. Gerade angesichts der Herausforderungen bezüglich Personalmangel, Wirtschaftlichkeit und Ressourceneffizienz.

An Potenzialen mangelt es jedenfalls nicht, die sind in vielen Häusern auch ohne politische Reformen gigantisch. Doch wenn es Richtung Umsetzung geht, steht man schnell allein auf verlorenem Posten. Häufig liegt das daran, dass noch immer ein ausgeprägtes Hoheitsdenken vorherrscht. Dass Partikularinteressen einzelner Abteilungen oder Personengruppen vor das Gesamtwohl gestellt werden, der Blick über den Tellerrand fehlt. Nach dem Motto: Wenn jeder nur an sich denkt, ist an jeden gedacht. Eben nicht. Mit dieser Einstellung bleibt Weiterentwicklung immer auf der Strecke.

Woran denken Sie da konkret?

Zum Beispiel an den Bereich Materialversorgung und OP-Logistik, ein immenser Kostentreiber und Personalbinder. Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass fallbezogene Versorgungslösungen – hochgradig standardisiert und maximal gebündelt – enorme Wertschöpfungspotenziale im gesamten Versorgungsprozess freisetzen: Personal, gebundenes Kapital, Rüst- und Wechselzeiten. So ließen sich administrative Aufwände im prä-, peri- und postoperativen Bereich deutlich reduzieren, Verschwendung minimieren und die Produktivität erhöhen.

Allerdings entstehen hierdurch zunächst höhere Ausgaben, da die Versorgungs-Dienstleistung größtenteils extern erbracht wird. Die Klinik könnte sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Doch im Einkauf ist man naturgemäß erst einmal skeptisch und winkt ab: Einzelartikel seien in der Beschaffung doch günstiger, auch wenn die Gesamt-Prozesskosten deutlich reduziert werden könnten. Solange sich unternehmensstrategische Entscheidungen den Interessen einzelner Abteilungs-Silos unterordnen, stagniert die Entwicklung für die gesamte Organisation.

Der Sinn und Zweck von Optimierung ist es nicht, Kompetenzen zu beschneiden. Sondern im Gegenteil: dafür zu sorgen, dass sie bestmöglich eingesetzt werden können.

Ist das der Grund, weshalb Sie gegen mehr Macht für das OP-Management sind?

Wir sehen ja, dass Machtkonzentration und zementierte Hierarchie-Strukturen zu genau diesem Stillstand führen. In einem solchen System sind Ineffizienzen zwangsläufig an der Tagesordnung, während das Wehklagen immer lauter wird. Das frustriert und lähmt. Macht unzufrieden, verbrennt Ressourcen und verschwendet Steuergelder. Hilft es da wirklich, das Organigramm zum x-ten Mal zu erweitern? Fördert das mehr Miteinander statt Gegeneinander?

Natürlich braucht eine Organisation Strukturen, Verantwortliche und Entscheidungsträger:innen. Bedeutend wichtiger als die Schaffung der nächsten Hoheitsfunktion sind jedoch eine gemeinsame, abteilungsübergreifende Zielstrategie und eine gelebte Unternehmenskultur, die es allen Beteiligten mit ihren jeweiligen Kompetenzen erlaubt, den Weg dieser Entwicklung aktiv mitzugestalten. Nichts anderes sind Aufgabe und Rolle eines modernen Managements: zu steuern. Rahmenbedingungen zu schaffen, um Teams zu befähigen, gemeinsam an der Umsetzung von Lösungen zu arbeiten. Denn hier liegen das praktische Wissen und die Kompetenz. So erst kann echtes Commitment entstehen.

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Flache Hierarchien, Empowerment und New Work – ist das nicht eher etwas für Startups?

Ich sehe da wenig Widerspruch. Diese Arbeitsmodelle, genauso wie Lean Management, haben sich in der Produktions- und Dienstleistungs-Industrie bewährt und sich deshalb herauskristallisiert, weil Unternehmen ohne sie den Bedürfnissen ihrer Kunden und Mitarbeiter:innen nicht mehr gerecht werden könnten. Sowie den Anforderungen des Markts. In genau diesem Spannungsfeld bewegen wir uns auch im Krankenhaus. Wir leisten uns eines der teuersten Gesundheitssysteme der Welt, befinden uns gleichzeitig aber in Sachen Versorgungsqualität auf dem absteigenden Ast. Der Outcome wird immer geringer, da wir uns in endloser Verwaltung und Administration verlieren. Dabei ist der Innovationsdrang bei medizinischen Behandlungen und Therapieverfahren ungebremst hoch, die Organisationsentwicklung und ein modernes Verständnis von Führung hinken hinterher. 

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist Patientenversorgung nichts anderes als eine Gesundheits-Dienstleistung, mit der besonderen moralischen Verantwortung für das Leben von Menschen. Apropos Verantwortung: Man ist immer schnell dabei zu behaupten, was Startups oder andere agile Organisationen an Dynamik hervorbringen, passe nicht in das System Krankenhaus, die Spielregeln seien hier einfach andere. Doch erst der Versuch macht klug. Mit welchem Selbstverständnis verwehren Gesundheitsversorger eigentlich ihren Mitarbeitenden, Patient:innen und Finanzierern die Aussicht auf eine attraktivere, zukunftsfähigere Leistungserbringung?

Change Management

Change-Management

Eine wöchentliche Teambesprechung ist lange noch kein Change-Projekt, genauso wenig wie kosmetische Korrekturen an Einzelprozessen. Bei Change geht es um die Transformation der gesamten Organisation von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand. Dabei spielen die Identität, Werte und Kultur eines Unternehmens eine besondere Rolle.

Tiefgreifende Veränderungen in starren hierarchischen Systemen stoßen in der Regel schnell an Grenzen und scheitern. Deshalb erfordert ein Wandel auch eine Anpassung der Strukturen einer Organisation, das Hinterfragen von Hierarchien und eine Neudefinition von Führungsrollen. Damit sämtliche Anforderungen an Prozesse und die Bedürfnisse der Menschen Berücksichtigung finden.

Dabei ist Change Management ein langwieriger Prozess der stetigen Verbesserung und Neuausrichtung. Agile Methoden und leane Prinzipien können dabei unterstützen, den Blick aufs Wesentliche nicht zu verlieren, Optimierungen im Sinne der Zielvorgaben effektiv umzusetzen und Veränderungen schnell und akzeptiert hervorzubringen.

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Eine wöchentliche Teambesprechung ist lange noch kein Change-Projekt, genauso wenig wie kosmetische Korrekturen an Einzelprozessen. Bei Change geht es um die Transformation der gesamten Organisation von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand. Dabei spielen die Identität, Werte und Kultur eines Unternehmens eine besondere Rolle.

Tiefgreifende Veränderungen in starren hierarchischen Systemen stoßen in der Regel schnell an Grenzen und scheitern. Deshalb erfordert ein Wandel auch eine Anpassung der Strukturen einer Organisation, das Hinterfragen von Hierarchien und eine Neudefinition von Führungsrollen. Damit sämtliche Anforderungen an Prozesse und die Bedürfnisse der Menschen Berücksichtigung finden.

Dabei ist Change Management ein langwieriger Prozess der stetigen Verbesserung und Neuausrichtung. Agile Methoden und leane Prinzipien können dabei unterstützen, den Blick aufs Wesentliche nicht zu verlieren, Optimierungen im Sinne der Zielvorgaben effektiv umzusetzen und Veränderungen schnell und akzeptiert hervorzubringen.

Wie kann eine erfolgreiche Change-Strategie in der Praxis aussehen?

Zunächst einmal sollte man sich vor Augen führen, was im Kern eigentlich die Herausforderung ist. Und in der Regel ist es schlicht und einfach so, dass aufgrund knapper Ressourcen die Patientenversorgung unmittelbar gefährdet ist. Da geht es um Personal, Material, Zeit, Kosten und Erlöse. Und es gilt, Ressourcen, Abläufe und Schnittstellen optimal zu gestalten, damit eine qualitativ hochwertige Gesundheitsdienstleistung effektiv und effizient erbracht werden kann, ohne dass eine daran beteiligte Gruppe einen Nachteil erleidet.

An diesem Ziel, das alle eint, der gemeinsamen Mission orientieren sich die Prozesse. Welche Anforderungen bestehen, wer braucht was wie und wann wofür? Welche Lösungen können dabei unterstützen? Welche Abhängigkeiten und Konsequenzen muss ich bei Entscheidungen berücksichtigen? Die Beantwortung dieser Fragen ist immer klinikindividuell und erfordert ein strukturiertes, ganzheitliches und behutsames Vorgehen, um nicht zu überfordern.

Was braucht es dann, um Change-Prozesse wirkungsvoll in Gang zu setzen?

Voraussetzung dafür ist natürlich, ein Bewusstsein für Veränderungen zu schaffen. Menschen auf diesem Weg mitzunehmen und zu begleiten. Ihnen auf Augenhöhe zu begegnen, Verständnis und Empathie für ihre Anforderungen zu entwickeln und sich mit allen beteiligten Kompetenzen auseinanderzusetzen. Alles andere ergibt auch wenig Sinn, denn ein Rad muss in das andere greifen. Sobald hier etwas hakt, ist der gesamte Prozess gefährdet und damit die Zielerreichung.

Mit dem Willen und Mut des Vorstands oder der Geschäftsführung, die Prinzipien von Lean Management umzusetzen und alle am Leistungsprozess beteiligten Mitarbeiter:innen an einen Tisch zu holen, die gemeinsamen Anforderungen zu verstehen und lösungsorientiert zu optimieren, wird sich die Akzeptanz der unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Sinnhaftigkeit wie zum Beispiel des OP-Managements deutlich erhöhen.

Als OP-Manager sind Sie damit an Grenzen gestoßen. Was hat sich für Sie als externer Change- und Prozessberater verändert?

Die fast 20 Jahre Klinik-Erfahrung haben mir gezeigt, dass es in der Regel nicht funktioniert, wenn ich von oben herab delegiere und Veränderungen mit Gewalt durchzudrücken versuche. Denn verändern muss sich erst einmal niemand, man sollte sich nur fragen, was passiert, wenn nicht. Ergibt es Sinn, sich weiterhin im Kreis zu drehen oder neue Wege einzuschlagen? Was bislang nicht zum Erfolg geführt hat, wird es wohl oder übel auch künftig nicht. Heute habe ich das Glück mit Klienten zu arbeiten, die eine Mentalität à la „Das haben wir schon immer so gemacht“ längst abgelegt und Lust darauf haben, in ihre Zukunft zu investieren

Dennoch ist und bleibt Change-Management ein kontinuierlicher Prozess der stetigen Weiterentwicklung und ist nicht mit einer Woche Workshop getan. Die erfolgreiche Umsetzung von Change-Maßnahmen erfordert nicht zuletzt auch ein hohes Maß an Soft Skills. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und Veränderungen erzeugen bei sicherheitsorientierten Personen erst einmal das Gefühl, dass ihnen etwas weggenommen werden soll. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall: Sinn und Zweck einer Optimierung ist es ja, einen verbesserten Zustand für alle zu erreichen. Wenn ich mich damit identifizieren kann, schafft das Verbindlichkeit und Vertrauen. Mehr als das jedes OP-Statut, das in Hinterzimmern erstellt wurde, je könnte.

Vielen Dank, Herr Hüttinger. Wir wünschen Ihnen bei Ihren Projekten viel Erfolg und gutes Gelingen.

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