Krisensichere Lieferketten

Zuverlässigkeit ist die neue Währung im Klinik-Einkauf

Klinik Einkauf Material Dienstleister Zuverlässig
Selbst simple Einkaufsentscheidungen werden vor dem Hintergrund akuter Herausforderungen komplexer und erfordern, Einkaufspreise zugunsten anderer Leistungsmerkmale neu zu bewerten.
Bild: ©Drazen Zigic - freepik.com

Einkaufsabteilungen sind heutzutage gefordert, neue Bewertungskriterien für Beschaffungsprozesse zu finden, denn in Zeiten der krisenbedingten Mangelwirtschaft werden Zuverlässigkeit, Herkunft, Nachhaltigkeit und Qualität der Produkte wichtiger denn je. Kliniken benötigen starke Partner, die in der Lage sind, bei Versorgungsengpässen pragmatische Lösungen anzubieten und Kreativität sowie Verlässlichkeit bei der Lieferfähigkeit unter Beweis zu stellen, wenn es darauf ankommt. 

Klinik Einkauf Material Dienstleister Zuverlässig
Selbst simple Einkaufsentscheidungen werden vor dem Hintergrund akuter Herausforderungen komplexer und erfordern, Einkaufspreise zugunsten anderer Leistungsmerkmale neu zu bewerten.
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Neben Personal wird nun auch das Material knapp

Hans Brede (Name v. d. Red. geändert) geht in zwei Tagen in Rente. Jahrzehntelang hat er in der Einkaufsabteilung eines großen Klinikums gearbeitet und seit der Pandemie eine noch nie da gewesene Mangelwirtschaft miterlebt. Lieferunsicherheit bis -unfähigkeit, plötzliche Preissteigerungen um den Faktor 15 bis 20 oder noch mehr sind an der Tagesordnung. Hinzu kommen die Kostensteigerungen durch den Mehraufwand in der Beschaffung um bis zu 30 Prozent. Darüber hinaus gibt es enorme Qualitätsprobleme bei dringend erwarteten Auslandslieferungen, die teilweise sogar mit gefälschten Zertifikaten geliefert werden.

Der nackte Einkaufspreis ist längst kein ausreichendes Kaufkriterium mehr. Die Entscheidung für einen ganzheitlichen Systemlieferanten hat sich für unser Klinikum vor allem in der Krise bezahlt gemacht.

Hans Brede, Einkaufsleiter

So etwas hat Hans Brede in seiner Laufbahn als Einkaufsleiter noch nicht erlebt. Gleichzeitig ist er froh, dass sich sein Klinikum bereits lange vor der Pandemie für einen zuverlässigen Systemlieferanten entschieden hatte, der für die leane, prozessoptimierte Komplettversorgung mit hochindividualisierten OP-Sets verantwortlich war. „Diese Dienstleistung hat sich für uns vor allem in der Krise bezahlt gemacht“ sagt er. „Unser Klinikum musste sich keine Sorgen machen, dass unsere Versorgungssicherheit gegenüber den Patient:innen gefährdet ist. Auch wenn die Belieferung durch einen Systemlieferanten auf den ersten Blick teurer zu sein scheint, hat sich diese Entscheidung um ein Vielfaches amortisiert, denn der nackte Einkaufspreis ist unter diesen Umständen kein ausreichendes Kaufkriterium mehr.“

Verfügbarkeitsengpässe: Zeiten bleiben instabil

Alles deutet darauf hin, dass die Zeiten für Kliniken weiterhin instabil bleiben. Immer noch bilden sich Lockdown-bedingt riesige Schiffstaus in China, wie dieses Echtzeitzeitbild des Hafens ins Shanghai zeigt. Das führt dazu, dass Waren nicht oder nur massiv verzögert in Europa ankommen. Das betrifft selbstverständlich auch bestellte Medizinprodukte, die deutsche Kliniken dringend benötigen.

Klinik-Einkauf-China-Hafen-Versorgung
Bild: ©www.marinetraffic.com

Kliniken sind gut beraten, diese Mangelwirtschaft als neuen Normalzustand anzuerkennen, beziehungsweise als wiederkehrenden Risikofaktor einzukalkulieren. Die Materialknappheit betrifft vor allem Abdeckmaterialien, Verbandstoffe und andere Einmalmaterialien. Die sensiblen, globalen Lieferketten sind durch die Auswirkungen von Pandemie, Lockdowns, Ungleichverteilungen auf den Weltmärkten, Brexit und durch den Ukraine-Krieg grundlegend gestört. Hinzu kommt, dass der Bedarf an medizinischen Artikeln kriegsbedingt gestiegen ist und zeitgleich durch die MDR-Regularien viele Produkte plötzlich und komplett ersatzlos vom Markt verschwinden. Täglich wird in den Foren der sozialen Netzwerke diskutiert, welche Produkte fehlen und durch welche vertretbaren Alternativen diese ersetzt werden können.

Gleichzeitig nimmt der Optimierungsdruck weiter zu, vor allem bei Maximalversorgern. Die geleisteten Ausgleichszahlungen für den pandemiebedingten Bettenleerstand reichen nicht aus, um die Kosten für Ausfälle und verschobene OPs zu kompensieren. Verweildauer, schlanke Prozesse und Modernisierungen rücken in den Fokus und dürfen der Geldnot nicht länger geopfert werden.

Einkaufskriterien in Krisenzeiten

Mehr denn je sitzen Lieferanten, Dienstleister und Klinikeinkauf in einem Boot, um trotz aller aktuellen Herausforderung das gemeinsame Ziel, die Versorgungssicherheit für Patient:innen, zu gewährleisten. Dabei sind die Zuverlässigkeit der Lieferanten und die Herkunft der Produkte wichtiger als nie zuvor. Die Situation fordert zu einem nachhaltigen Denken und zum Investieren in Qualität auf, um Versorgungsprozesse weitestgehend belastbar und sicher zu gestalten. Es geht längst nicht mehr darum, die günstigsten Preise auszuhandeln, sondern bei Beschaffungsproblemen alltagstaugliche Lösungen anzubieten und sich schnell an neue Rahmenbedingungen anzupassen.

Trotz dieser Herausforderungen wäre es nicht empfehlenswert, logistische Innovationen auf die Zukunft zu verschieben. Lean-logistische Ansätze wie Prozessorientierung, Fehlervermeidung, Modularisierung, Automation, Tourenplanung und -disposition, Lagermanagement, Schnittstellen-Management, Pull-Prinzip (nachfrageorientierte Ausgestaltung von Versorgungsstrukturen) dürfen gerade jetzt nicht unter die Räder kommen. In China gibt es für Krise und Chance nur ein und das gleiche Zeichen. Beide Begriffe sind wie zwei Seiten der Medaille. Die Chance aus der aktuellen Dauerkrise wäre, trotz aller bedauerlichen Konsequenzen, wichtige Planungs- und Steuerungsgrößen einzuführen, die Prozessqualität zu verbessern und Modernisierungen jetzt voranzutreiben und sie nicht auf die lange Bank zu schieben.

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Globale (Un-)Abhängigkeit: Schaffen volle Lager mehr Sicherheit?

Das Horten von Materialien wieder zu forcieren, wäre ein Rückschritt. Derzeit sind etliche Kliniken für Jahre oder sogar Jahrzehnte mit FFP-Masken und anderen Materialien eingedeckt. Die Zukunft lässt sich nicht voraussagen und vollgestopfte Lager sind kein Garant, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Die Kosten für Lagerhaltung und Materialvernichtung stehen in keiner Relation zum tatsächlichen Bedarf. Dies ist vergleichbar mit den Hamsterkäufen von Toilettenpapier und Speiseöl, wie sie in Privathaushalten zu beobachten waren und sind. Hinzu kommt, dass sich die (künstliche) Verknappung durch übermäßige Vorratshaltungen verstärkt und für alle Beteiligten mehr als erforderlich dramatisiert. Hier ist bei Kliniken eine gemeinschaftliche Disziplin gefragt, um Verknappungen nicht mehr als erforderlich anzuheizen.

Unabhängigkeit erscheint erstrebenswert, ist allerdings in Zeiten globaler Wirtschaftsketten eine Illusion. Statt diese Illusion zu forcieren ist es sinnvoll, sehr bewusst kalkulierbare Risiken und geprüfte Abhängigkeiten einzugehen. Dazu gehört, zum Beispiel, die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen und bewährten Systemlieferanten, die den Gesamtmarkt kennen, Waren herstellerunabhängig beschaffen können und Zugang zu einem breiten Angebot an unterschiedlichsten Optionen haben. So steht auch bei Ausfall eines Produkts oder ganzer Produktlinien adäquater Ersatz bereit.

Die Industrie hat die Vorzüge von Fokussierung und Spezialisierung frühzeitig erkannt und arbeitet schon lange und bewährt mit Systemlieferanten zusammen. In der Automobilindustrie liefern Systemlieferanten beispielsweise ganze vormontierte Elemente wie komplette Cockpit-, Tür-, Sitz- oder Lenk-Module, wodurch Prozesse entschlackt und auf das Wesentliche reduziert werden können sowie Produktionen auf der Montagestraße minutengenau getaktet werden können – bei voller Kostengarantie und -transparenz.

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Ein Plädoyer für Made in Germany

Verantwortung an einen Systemlieferanten abzugeben, ist für Kliniken verständlicherweise ein sensibles Thema. Die eigene Unabhängigkeit zu wahren, ist ein nachvollziehbares Ziel, welches jedoch aufgrund der vorherrschenden globalen Vernetzungen unerreichbar ist. Lösungsanbieter, die hierbei einen echten Mehrwert liefern können, gehen in der Kliniklogistik weit über den reinen Produktverkauf hinaus: Sie unterstützen Kliniken in ihren Anforderungen ganzheitlich, sind vor Ort gemeinsam mit Ärzt:innen, Pflegenden und Entscheider:innen und erarbeiten mit Kunden gemeinsam Lösungen für den ganz individuellen Bedarf.

Wegen der nahezu ausschließlichen Auslandsproduktion in Billiglohn-Ländern stand die Pharmaindustrie während der Pandemie bereits in der öffentlichen Kritik. Made in Germany wird – zumindest partiell – wegen der aktuellen Herausforderungen als auch wegen strategischer zukunftsrelevanter Themen wieder interessant:

Vorteile durch Local Sourcing:

Preise und Kosten sind dabei relativ, denn in Zukunft wird es nur noch zwei Kategorien von Lieferanten geben: Zum einen die Massenlieferanten und zum anderen die Innovatoren, die mit Kliniken gemeinsam co-kreieren und Innovationen partnerschaftlich vorantreiben. Zweitere sind vor allem in den weit fortgeschrittenen Industrienationen wie Deutschland zu finden.

Logistik-Dienstleister als strategische Partner

Mangelwirtschaft ist eine neue, dauerhafte Realität in Kliniken. Ihr ist nicht mit Hamsterkäufen zu begegnen, sondern mit kalkulierbaren Risiken und vertrauensvollen Partnerschaften mit bewährten Systemlieferanten. Dabei müssen Versorgungsprozesse neu bewertet werden, so dass auch „Made in Germany“ wieder interessant wird. Dies gilt vor allem dann, wenn Lieferanten nicht als Massenanbieter sondern als strategische Innovatoren an der Seite des Klinikums agieren.

Trotz aller Herausforderungen gilt die Erkenntnis, dass Krise und Chance zwei Seiten einer Medaille sind. Es ist empfehlenswert, gerade jetzt logistische Innovationen voranzutreiben und sie nicht der Geldnot zu opfern. Die Zeiten, in denen Einkaufspreise als maßgebliches Entscheidungskriterium gesehen werden konnten, scheinen vorbei zu sein. Selbst simple Einkaufsentscheidungen werden komplexer und erfordern, Einkaufspreise zugunsten von Leistungsfähigkeit, Transparenz, Kommunikation und gebotener Entlastung durch Dienstleister neu zu bewerten.

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