Smart Hospital: Erst der Mensch, dann die Technik

Findet Smart Hospital nur auf der Ebene der Technik statt? Unsere Erfahrung zeigt: Die Corona-Pandemie hat den Digitalisierungs- und Transformationsprozess in vielen Krankenhäusern angestoßen oder beschleunigt. Dabei erzeugen disruptive Veränderungen nicht immer nur Begeisterung, sondern verursachen mitunter auch Ablehnung und Vorbehalte bei den betroffenen Mitarbeiter*innen. Diese Maßnahmen haben nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn Mitarbeitende und Organisation auf digitale Transformation vorbereitet werden. Technologie soll Menschen dienen, nicht umgekehrt.

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Im Mittelpunkt jeder digitalen Veränderung steht der Mensch.
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Im Mittelpunkt jeder digitalen Veränderung steht der Mensch.

Digitale Transformationen scheitern, wenn Menschen nicht befähigt werden, diese voranzutreiben, umzusetzen und als neue Arbeitswelt zu befürworten. Dazu braucht es Verständnis, Weiterbildung und Dritte Orte, an denen Dinge ohne Leistungsdruck wachsen und gedeihen können.

Warum Veränderungen im Krankenhaus so herausfordernd sind

Viele Kliniken fahren seit vielen Jahren auf Hochtouren, teilweise sogar im roten Bereich ihrer Leistungsfähigkeit. Der Versuch, Consulting- und Change-Prozesse zu etablieren und Digitalisierungs-Maßnahmen zu implementieren ist in etwa so, als wenn Sie versuchen, bei einem fahrenden Auto die Reifen zu wechseln. Häufig misslingen genau deshalb Change- und Consultingprozesse. Die Veränderungen ohne Boxenstopp scheitern vor allem dann, wenn auf Profis verzichtet wird und aufgrund von Sparmaßnahmen die Fahrer des Rennwagens die Arbeit verrichten sollen. Nicht selten passiert es, dass die Beteiligten frustriert sind und zu dem Entschluss kommen, dass doch alles beim Alten bleiben solle.

Wege aus dem Dilemma

Unserer Erfahrung nach haben Sie 3 Hebel, um Menschen und somit Ihre komplette Organisation für die Digitale Transformation fit zu machen:

1. Menschen

Beginnen Sie mit dem Menschen! Gerade die jüngere Generation ist nicht mehr bereit, starre Anforderungen zu befolgen und Dienst nach Vorschrift zu betreiben. Statt starrer Hierarchien sind heute Teamarbeit gefragt. Statt arbeitsrelevante Entscheidungen über die Köpfe der Anwender hinweg zu treffen, ist es erforderlich, diese einzubinden und modernen Führungsprinzipien zu folgen, um Demotivationen und Kündigungen zu vermeiden. Gefragt zu werden und mit entscheiden zu dürfen ist ein Zeichen von Respekt und Wertschätzung.

Häufig gilt die Weisheit, dass der Prophet im eigenen Land nichts wert ist. Festgefahrene Strukturen brauchen viel Kraft, Ausdauer, Zeit und Akzeptanz! Setzen Sie daher auf externe Unterstützung durch einen erfahrenen Moderator, um schnell und nachhaltig Veränderungen zu ermöglichen.

Unsere Praxiserfahrung zeigt, dass etliche Geschäfts- und Leitungskräfte innerhalb des Change- und Consulting-Prozesses das Verständnis gewinnen, dass alle Technisierungs- und Digitalisierungs-Projekte mit dem Menschen beginnen und dieser im Mittelpunkt jeder Transformation steht.

2. Prozesse

Häufig empfinden Pflege- und OP-Kräfte Prozessoptimierungen als zusätzliche Belastung und Bürde. Dies ist ein sicheres Zeichen dafür, dass der Prozess verkehrt ist. Zukunftsweisende Prozesse werden für Menschen konzipiert und erleichtern das sichere und routinierte Arbeiten, statt diese zu erschweren oder zu verkomplizieren. Wir haben dazu im Rahmen unseres JR OP-Consultings sehr gute Erfahrungen mit bewährten Industrie-Methoden wie Lean Management, SIPOC und Voice of Customer gemacht.

Durch den ganzheitlichen Blick auf die Zusammenhänge aller vor- und nachgelagerten Prozesse, wird Silo-Denken durchbrochen. Es entsteht ein neues Verständnis, wie das eigene Handeln sich auf alle anderen Beteiligten auswirkt. Dies wiederum erhöht die Bereitschaft, sich für einen Prozess zu engagieren, der reibungslos funktioniert.

Solche Industrie-Prozesse steuern Veränderungen und befähigen Menschen, diese sicher und routiniert zu befolgen. Diese bewährten Methoden lassen sich auch für Krankenhaus/OP-Betriebe nutzen und sind mittelfristig umsetzbar.

Zentral ist dabei das gegenseitige Vertrauen. Bei Dokumentationen geht es zum Beispiel eben nicht um Kontrolle, vor der sich viele Mitarbeiter*innen fürchten. Es gilt, Misstrauen durch Vertrauen zu ersetzen und aufzuzeigen, warum es so wichtig ist, Verbesserungspotentiale zu erkennen und sinnvolle Hebel zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit so zu nutzen, dass es allen Beteiligten am Ende besser geht.

Gerade für neu angelernte Fachkräfte und die junge Generation ist es viel einfacher, sich einzufinden, wenn gute Strukturen und Prozesse vorliegen. Ansonsten werden große Summen ins Recruiting investiert und ehe man sich versieht, kündigen die mühsam akquirierten Fachkräfte wieder. OP- und Pflegestationen werden zur Drehscheibe und am Ende sind selbst die erfahrensten und loyalsten Fachkräfte müde.

Sorgen Sie stattdessen für Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Beständigkeit, indem Sie mit Ihrem Team zusammen die Leitplanken erstellen, die führen, leiten und Pannen verhindern.

3. Kultur

Die Kultur beinhaltet Überzeugungen, Werte und Identität. Daher sind Veränderungen in diesem Bereich auch nur mit sehr viel Geduld und langfristig zu erzielen. Gerade im Hinblick auf die digitale Transformation ist eine Kultur erforderlich, Veränderungen zu begrüßen und Phasen der Instabilität auszuhalten. Gerade Führungskräfte benötigen die Fähigkeit, in unseren Zeiten Orientierung, Transparenz und Klarheit zu vermitteln. Dies ist unserer Erfahrung am besten durch begleitendes Mentoring zu erreichen, um gemeinsame Zielbilder und Leitlinien weiterzuentwickeln und erlebbar zu machen und die Belegschaft mitzunehmen.

Die Magie von 3. Orten

Veränderungsprozesse lassen sich abkürzen, indem Sie gesicherte dritte Orte schaffen, in denen Veränderungen fernab existierender Strukturen und Machtverhältnisse ausprobiert werden können. In der Industrie heißen solche Orte auch „Innovation Lab“. Nur das, was sich im Innovation Lab bewährt hat, wird für den Normalbetrieb vorgeschlagen und dort versuchsweise implementiert. Der entscheidende Vorteil ist, dass sich die Methoden im gesicherten Bereich bereits bewährt haben und mit Zahlen, Daten und Fakten belegt werden können. Somit haben sie einen Erfolgsnachweis und eine höhere Akzeptanz gegenüber nicht geprüfter Veränderungsvorschläge.

Nicht der Rennfahrer allein fährt den Sieg ein, sondern das gesamte Team. Exzellente Teamleistungen sind nur möglich, wenn jeder seine Aufgaben kennt und versteht, dass es auf ihn ankommt. Dazu braucht es einen Erfahrungsaustausch mit Zeit, Muße, Respekt, Verständnis, Vertrauen und Transparenz. Diese Qualitäten sind die Basis, damit kreative Ideen wachsen und gemeinsam in Innovationen und Prozesse übersetzt werden können. Nur so finden Sie Entscheidungen, die eine nachhaltige Verbesserung bewirken und von allen mit getragen werden.

Unser Fazit: Vergessen Sie die beteiligten Menschen nicht.

Beginnen Sie stattdessen bei ihnen und mit ihnen. Smart Hospital bedeutet eben nicht nur Digitalisierung! Sondern, wie wir zukünftig lernen, arbeiten, wirtschaften und kommunizieren werden. Dadurch verändern sich Gewohnheiten, Anforderungen und Bedürfnisse von Menschen, denen Prozesse und Technik gerecht werden müssen und nicht umgekehrt.

Ob als OP-Consultant, Systemlieferant für 6R-OP-Sets®, als Weiterbilder innerhalb der JR OP-Akademie oder als Arbeitgeber für OP-Kräfte im Rahmen des JR-OP-Personalservices: Wir wissen seit mehr als 23 Jahren, wovon wir sprechen. Unsere Vision ist die Transformation hin zu einem Smart Hospital, wo Mitarbeiter*innen ihre Ideen für Innovation einbringen und selbstständig vorantreiben können und jedes Krankenhaus auf die Befähigung seiner Mitarbeitenden und seiner Organisation setzt. So kann digitale Transformation gelingen. Dabei begleiten wir Sie gerne.

Herzliche Grüße, Ihre

Josephine Ruppert & Bernhard Stiegelmayr

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